KARAR: BİLGİLERİN DOĞRUDAN EKAP’TAKİ KAYITLARDAN TEMİN EDİLDİĞİ HALLERDE, BU BİLGİLERİN GÜNCEL OLMADIĞININ ANLAŞILMASI DURUMUNDA TEKLİFLERİN DEĞERLENDİRME DIŞI BIRAKILIR
Karar No : 2023/UY.I-197
Karar Tarihi : 25.01.2023
İlgili Kanun No : 4734
“… mevzuat hükümlerinden, isteklilerin yönetimindeki görevliler ile ortaklarına/üyelerine/kurucularına ilişkin bilgi ve belgelerin EKAP’a kaydı ile ilgili olarak; tüzel kişilerde yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre ortaklar ve ortaklık oranlarına/üyelere/kuruculara ilişkin kayıt kapsamında ticaret sicil verilerinin esas alınacağı, ayrıca pay sahibi birden fazla olan anonim şirketlerde ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, ortaklığı oluşturan kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının EKAP’a yüklenmesi gerektiğinin düzenlendiği anlaşılmıştır.
Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nde EKAP’a kayıtlı olan tüzel kişilerin kendileri, ilgisine göre, ortakları ve ortaklık oranları (halka arz edilen hisseler hariç) /üyeleri/kurucuları, teklif veya başvuru mektubu ya da sözleşme imzalamaya ve sözleşmenin yürütülmesi konusunda tüzel kişiliği temsile yetkili yönetimindeki görevliler ile vekil veya temsilcilerine ilişkin bilgileri EKAP’a kaydetmeleri ve son başvuru veya ihale tarihinden ve sözleşme imzalamadan önce güncellemelerinin zorunlu olduğu,
Bu kişilerin tüzel kişi olması halinde yönetimdeki görevliler ile ilgisine göre, ortaklar ve ortaklık oranlarına (halka arz edilen hisseler hariç)/üyelere/kuruculara ilişkin kayıt kapsamında ticaret sicil verilerinin esas alınacağı, ayrıca tek ortaklı olmayan anonim şirketlerde ortaklar ve ortaklık oranlarının kaydı kapsamında, beyan edilen kişilere ilişkin pay defteri ile dayanağı yönetim kurulu karar defterinin ilgili kısımlarının taranarak EKAP’a yükleneceği, bu madde kapsamında EKAP’a kaydedilen bilgilerin eksiksiz, doğru ve güncel olması gerektiği, EKAP’a kayıtlı gerçek veya tüzel kişiler tarafından, belirtilen bilgilerde değişiklik yapılmasının gerektiği hallerde bu değişikliklerin en geç değişiklik tarihini izleyen 7 gün içerisinde, ancak her durumda son başvuru veya ihale tarihinden önce, son başvuru veya ihale tarihinden sonra gerçekleşen değişikliklerin ise sözleşme imzalanmadan önce güncellenerek EKAP’a kaydedilmesinin zorunlu olduğu hükmü yer almaktadır.
Ayrıca Kamu İhale Genel Tebliği’nde bilgilerin doğrudan EKAP’taki kayıtlardan temin edildiği hallerde, bu bilgilerin güncel olmadığının anlaşılması durumunda tekliflerin değerlendirme dışı bırakılacağı, ticaret sicilinde kayıtlı bilgiler ile EKAP’ta yer alan bilgiler arasında çelişki olması halinde, ticaret sicilindeki bilgilerin esas alınacağı açıklanmıştır.
Yapılan incelemede, idare tarafından EKAP üzerinden yapılan sorgulama neticesinde, başvuru sahibi istekli tarafından EKAP’a yüklenen pay defterlerinin ekinde yer alan yönetim kurulu kararlarından ilkinin yapılacak olan olağanüstü genel kurul toplantısının yer ve zamanına ilişkin, ikincisinin yönetim ve temsile ilişkin olduğu, söz konusu yönetim kurulu kararlarının pay defterinde yer alan ortakların ortaklık oranlarına yönelik herhangi bir bilgi içermediği dolayısıyla ortaklar ve ortaklık oranlarına ilişkin pay defterlerinin dayanağı olmadığı anlaşılmıştır.
Yapılan sorgulamalar neticesinde anılan isteklinin 29.05.2013 tarih ve 8330 sayılı Ticaret Sicili Gazetesi’ndeki kaydına göre üç ortaklı bir yapıya sahip olduğu, EKAP’a yüklenen pay defterlerinde yer alan kayıtlara göre ise ortaklardan C… E… tarafından diğer ortak Ş… İ..’na pay devrinin gerçekleştirildiği, ancak söz konusu duruma ilişkin herhangi bir yönetim kurulu kararının son başvuru veya ihale tarihinden önce EKAP’a yüklenmediği, tüzel kişiliğin ortaklık yapısını tevsik etmek üzere gerekli belgelerin EKAP’a yüklenmesine ilişkin sorumluluğun isteklilerde olduğu, başvuru sahibi tarafından pay defterine dayanak güncel yönetim kurulu karar defterinin ilgili sayfalarının ihale tarihinden (28.11.2022) sonra EKAP’a yüklendiği anlaşıldığından, idarece anılan isteklinin teklifinin “EKAP’a yüklenen pay defterinin dayanağı olan güncel yönetim kurulu karar defterinin yüklenmediği, EKAP’a yüklenen yönetim kurulu karar defterlerinin eski tarihli karar defterleri olduğu ve pay defterindeki şirket ortaklarına ait olmadığı, bu defterlerin şirket temsili konusunda bilgi içerdiği, mevzuatta istenen belge olmadığı, şirketin son ortaklık durumuna ulaşılamadığı” gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakılmasında mevzuata aykırılık bulunmadığı ve başvuru sahibinin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.
Ayrıca Kamu İhale Genel Tebliği’nin 31.3. maddesine “Bilgilerin doğrudan EKAP’taki kayıtlardan temin edildiği hallerde, bu bilgilerin güncel olmadığının anlaşılması durumunda teklifler değerlendirme dışı bırakılır.” cümlesinin eklendiği, dolayısıyla idare tarafından başvuru sahibine ait teklifin EKAP’ta yer alan yönetim kurulu karar defterinin güncel olmaması ve ortaklık oranlarına ilişkin bilgi içermemesi gerekçeleriyle teklifinin değerlendirme dışı bırakılmasının mevzuata uygun olduğu sonucuna varılmıştır.
Öte yandan başvuru sahibi tarafından bahse konu hususun bilgi eksikliği kapsamında değerlendirilmesi ve yönetim kurulu karar defterine ilişkin sayfaların tamamlatılabilir belgeler niteliğinde kabul edilmesi gerektiği iddia edilmekle birlikte, mevcut durumda ortaklar ve ortaklık oranlarına ilişkin pay defterine dayanak yönetim kurulu kararına ilişkin belgelerin EKAP’a yüklenmediği, dolayısıyla belge eksikliğinin söz konusu olduğu ve bilgi eksikliğinden söz edilemeyeceği anlaşıldığından iddianın bu yönüyle de yerinde olmadığı sonucuna ulaşılmıştır.”