KARAR: TEKLİF DOSYASININ MEVZUATA UYGUN OLARAK HAZIRLANMASI, YETERLİK BİLGİLERİ TABLOSUNDAKİ BEYANLARIN EKSİKSİZ SUNULMASI VE İLGİLİ BELGELERİN EKAP’A YÜKLENMESİ HUSUSUNDAKİ SORUMLULUK İSTEKLİLERE AİTTİR
Karar No : 2023/UM.II-17
Karar Tarihi : 04.01.2023
İlgili Kanun No : 4734
“Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği’nde geçici teminat mektupların Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliğinin 21’inci maddesinin ikinci fıkrasına uygun olarak alınacağı, mektuba ilişkin ayırt edici numara yeterlik bilgileri tablosunun ilgili bölümünde belirtileceği ve bu maddeye uygun olarak alınmayan geçici teminat mektuplarının geçerli kabul edilmeyeceği belirtilmiştir.
Ek olarak, Elektronik İhale Uygulama Yönetmeliği’nde geçici teminat mektuplarının Kurum’la “EKAP Üzerinden Online Bilgi Alışverişine Yönelik İşbirliği Yapılmasına Dair Protokol” imzalamış olan kuruluşlardan alınacağı, ilgilinin talebi halinde, kuruluş tarafından Ek-1’de yer alan “Geçici Teminat Mektubu Bilgileri Formu” düzenlenerek kendisine verileceği, geçici teminat mektuplarının elektronik imza kullanılmak suretiyle elektronik veya ıslak imza kullanılmak suretiyle fiziki ortamda düzenlenebileceği, ancak düzenlenen geçici teminat mektubuna kuruluş tarafından ayırt edici bir numara verilerek mektuba ilişkin bilgilerin EKAP’a aktarılması ve verilen ayırt edici numaranın istekli tarafından e-teklif kapsamında EKAP üzerinden gönderilmesi gerekeceği hükmü yer almaktadır.
Kamu İhale Genel Tebliği’nde ise, ihale dokümanında başvuru veya teklif zarfı içinde sunulması istenilen belgeler ve bu belgelere ilgili mevzuat gereğince eklenmesi zorunlu olan eklerinden herhangi birinin, aday veya isteklilerce sunulmaması halinde, bu eksik belgelerin ve eklerinin idarelerce tamamlatılmayacağı, ancak geçici teminat ve teklif mektuplarının Kanunen taşıması zorunlu hususları hariç olmak üzere, sunulan belgelerde ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmayan bilgi eksikliklerinin bulunması halinde, bu tür bilgi eksikliklerinin giderilmesine ilişkin belgelerin tamamlatılabileceği açıklamasına yer verilmiştir.
24.11.2022 tarihinde e-teklif alınarak gerçekleştirilen ihaleye 3 isteklinin katıldığı, iki istekliye ait teklifin EKAP üzerinde e-geçici teminat mektubu bilgisine ulaşılamadığı ve yeterlik bilgileri tablosunda geçici teminata ilişkin satırların doldurulmadığı gerekçesiyle, başvuru sahibi istekli T… T… A.Ş.ye ait teklifin ise EKAP üzerinde e-geçici teminat mektubu bilgisine ulaşıldığı, ancak yeterlik bilgileri tablosunda geçici teminata ilişkin satırlar doldurulmadığı gerekçesiyle değerlendirme dışı bırakıldığı, bahse konu durum üzerine adı geçen isteklilere “Bütün tekliflerin reddedilmesi sebebiyle ihalenin iptali” konulu yazının 02.12.2022 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edildiği, anılan yazıda “Üniversitemiz kampüs ve yerleşkelerinde bulunan binalarda kullanılmak üzere 7 Kalem IP Telefon Santrali ve IP Telefon Alımı ihalesinin için komisyonumuz 24/11/2022 Perşembe günü saat 11:00’de eksiksiz olarak toplanmış ve e-tekliflerin ihale komisyonumuz tarafından e-anahtarlar kullanılmak suretiyle EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) üzerinden açılmıştır.
İhale saatine kadar toplam 3 (üç ) istekli tarafından e-teklif verilmiştir.
İsteklilerin e-teklif ile sundukları teklif mektupları ve geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) üzerinden kontrol edilmiş ve uygun olmadığı görülmüştür. Hazır bulunanlar önünde, istekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet açıklanarak, EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) üzerinden “İsteklilerce Teklif Edilen Fiyatlara İlişkin Tutanak” hazırlanmış ve EKAP (Elektronik Kamu Alımları Platformu) üzerinde kayda alınarak tutanakların çıktıları İhale Komisyonumuzca imza altına alınmıştır.
Komisyonumuzca yapılan değerlendirmeler sonucunda;
1. Sırada e-teklif veren R… DIŞ TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ’nin geçici teminatının EKAP üzerinde e-gtm bilgisine ulaşılamamış ve Yeterlik Bilgileri Tablosunda geçici teminata ilişkin satırlar doldurulmamıştır.
2. Sırada e-teklif veren T… T… ANONİM ŞİRKETİ’nin EKAP üzerinde e-gtm bilgisine ulaşılmış fakat Yeterlik Bilgileri Tablosunda geçici teminata ilişkin satırlar doldurulmamıştır.
3. Sırada e-teklif veren İ… İLETİŞİM DATA MALZE. SATIŞ VE SER. HİZ. TİC. SAN. ŞİRKETİ’nin EKAP üzerinde e-gtm bilgisine ulaşılamamış ve Yeterlik Bilgileri Tablosunda geçici teminata ilişkin satırlar doldurulmamıştır.
EKAP Sistemine Geçici Teminatların ve teklife ilişkin bilgilerin, belgelerin sisteme ve yeterlik bilgileri tablosuna uygun olarak yüklenememesi nedeniyle;
Söz konusu 7 Kalem IP Telefon Santrali ve IP Telefon Alımı ihalesinin iptal edilmesine ve onayı için ihale yetkilisine sunulmasına Komisyonumuzca
Oybirliği ile karar verilmiştir.” ifadelerine yer verildiği anlaşılmıştır.
Söz konusu durum üzerine başvuru sahibi tarafından 07.12.2022 tarihinde idareye şikayet başvurusunda bulunulduğu, idarece 13.12.2022 tarihinde EKAP üzerinden tebliğ edilen şikayete cevap yazısında “24.11.2022 tarihinde yapılan Üniversitemizin IP Telefon Santrali ve EP Telefon Alımı İhalesi (İKN:2022/1165357) kararına ilişkin EKAP üzerinden gönderilen 07.12.2022 tarihli Şikayet Başvuru Dilekçesi (İtiraz Dilekçesi) Kurumumuz tarafından incelenmiştir.
İhale saatinde isteklilerin e-teklif ile sundukları teklif mektupları ve geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı EKAP üzerinden kontrol edilmiş, beyan edilen bilgi ve belgelerin eksik ve usulüne uygun olarak yüklenememesi nedeniyle ihale komisyonu tarafından ihalenin iptal edilmesine karar verilmiştir.
Bilindiği üzere Elektronik ihalelerde beyan esas olup, teklif değerlendirme işlemleri beyan edilen bilgiler üzerinden yapılmaktadır.
Firmanız tarafından EKAP üzerinden sunulan teklifte, yeterlilik bilgileri tablosunda geçici teminata ilişkin satırlarda herhangi bir beyanda bulunulmadığı, ayrıca yeterlilik bilgileri tablosunun bizzat isteklilerce hazırlandığı, başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen bir belge olmadığı, beyan edilmeyen geçici teminata ilişkin bilgilerin ihale sonucu açısından teklifin esasını değiştirecek nitelikte olduğu, bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılamayacağı, teklif dosyasının mevzuata uygun olarak hazırlanması ve bu kapsamda Yeterlilik Bilgileri Tablosunun ihalede istenilen yeterlilik kriterlerine uygun şekilde doldurulması hususundaki sorumluluğun isteklilere ait olduğu hususları çerçevesinde Kurumumuz tarafından yapılan değerlendirme ve Rektörlüğümüz Hukuk Müşavirliğinin 12/12/2022 tarihli Hukuki Mütalaası gereğince konuya ilişkin itirazınızın uygun olmadığı görülmüştür.” ifadelerine yer verilerek başvurunun reddedildiği, alınan cevap üzerine başvuru sahibi tarafından 16.12.2022 tarihinde Kurum’a itirazen şikayet başvurusunda bulunulduğu görülmüştür.
Yapılan incelemede başvuru sahibi istekli tarafından sunulan yeterlik bilgileri tablosunun “Teminata İlişkin Bilgiler” satırının boş olduğu, ek olarak yeterlik bilgileri tablosunun herhangi bir satırında da geçici teminatı beyan eden bir bilgi girişinin yapılmadığı, EKAP sistemi üzerinde ise “Elektronik Geçici Teminat Mektupları” başlığı altında anılan istekli tarafından G0012-01451-MW009706 numaralı, 20221124203894 çevrimiçi işlem ID numaralı, 24.11.2022 tarihli ve 09.12 saatli işlem zamanına sahip ve 20221124091101787915 banka işlem referans numaralı elektronik geçici teminat mektubunun beyan edildiği görülmüştür.
Kamu İhale Genel Tebliği’nin 16.6’ncı maddesine göre aday ve isteklilerce sunulan ve başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen belgelerde, belgenin taşıması zorunlu asli unsurlar dışında, belgenin içeriğine ilişkin tereddüt yaratacak nitelikte olan ve belgeyi düzenleyen kurum, kuruluş veya kişilerden kaynaklanan bilgi eksikliklerinin tamamlatılabileceği, ancak başvuru sahibi tarafından sunulmuş yeterlik bilgileri tablosunun bizzat isteklilerce hazırlandığı, başka kurum, kuruluş ve kişilerce düzenlenen bir belge olmadığı, bu itibarla teklif dosyasının mevzuata uygun olarak hazırlanması, yeterlik bilgileri tablosundaki beyanların eksiksiz sunulması ve ilgili belgelerin EKAP’a yüklenmesi hususundaki sorumluluğun isteklilere ait olduğu, bu kapsamda söz konusu hususun eksik bilgi kapsamında tamamlatılması imkanının bulunmadığı anlaşıldığından başvuru sahibinin itirazen şikayete konu olan hususların bilgi eksikliği kapsamında tamamlatılması gerektiğine ilişkin iddiasının yerinde olmadığı sonucuna varılmıştır.”